Налоговая информирует об ответственности за хранение документов

01 мая 2013 г.

МИФНС России № 7 по Ленинградской области информирует об ответственности за хранение документов

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке, наконец, могут быть просто украдены. Должностные лица организаций должны знать, как избежать негативных последствий таких потерь.

Статьей 29 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что:

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации и в случае несоблюдения этих требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ.

Налоговый кодекс также обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп.8 п.1 ст.23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по ст.120 НК РФ.

Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники.

Документы, утраченные в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и пр.), должны быть восстановлены. Если организация не принимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств не исключает вину налогоплательщика.

Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т.д.) и счетов-фактур; в банке следует взять выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.

Пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По ст.64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.

Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).

В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Читайте также