История Гатчинских архивов (2006-2013)

10 июня 2013 г.

(Окончание. Начало в №№ 51,56,58,60)

К середине первого десятилетия XXI века хранилища районного архива оказываются занятыми более чем на 90%.

Вновь встает вопрос об увеличении архивных площадей. Но вместо поиска новых помещений под архивохранилища решено использовать новое, более современное оборудование – перекатные стеллажи, которые дают возможность на тех же площадях разместить в полтора раза больше документов, чем прежде.

Благодаря поддержке управляющей делами Татьяны Ивановны Волковой, которая с 1991 года курирует работу районного архива, администрация Гатчинского муниципального района в лице главы администрации Александра Петровича Худилайнена принимает решение о ремонте одного из хранилищ, поскольку новое оборудование требует идеально выровненной поверхности полов. Документы из хранилища приходится временно вывезти в арендованное помещение на территории бывшей трикотажной фабрики. Ремонт длится несколько месяцев, все это время гатчинцы, увы, не могли воспользоваться услугами архива по восстановлению стажа и выборке зарплаты по целому ряду фондов, поскольку доступа к документам не было. За время ремонта в первом хранилище произведена стяжка пола, установлены стеклопакеты, заменены электропроводка и пожарное оборудование. Когда были установлены перекатные стеллажи и на них расположились короба с документами, работать в обновленном светлом помещении стало намного комфортнее.

С 1 января 2006 года города Гатчина и Коммунар становятся муниципальными образованиями поселенческого уровня, и архивные отделы преобразуются в сектора, но все функции, присущие муниципальным архивам, они пока сохраняют. Более того, областным законом от 29 декабря 2005 года «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела» администрации МО «Город Гатчина» и МО «Город Коммунар» так же, как администрация Гатчинского муниципального района, наделены отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области. Эти полномочия подкреплены денежными субвенциями из области.

Однако в 2009 году, согласно приказу архивного комитета Ленинградской области «О передаче архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области, в ГУ «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге», управленческая документация из архивных секторов администраций МО «Город Гатчина» и МО «Город Коммунар» по 1996 год включительно отправляется в ЛОГАВ. Правда, часть документов (в частности, документы Гороно и ЦРБ) удалось все-таки оставить в архиве или передать ближайшему соседу – архивному отделу районной администрации, поскольку без информации, содержащейся в них, невозможно было бы делать справки о льготном стаже педагогических и медицинских работников. На местах остаются только документы, отнесенные к муниципальной собственности. Лишенные серьезной денежной дотации из областного бюджета, городские архивы испытывают некоторые финансовые затруднения. Коммунар сокращает штатную численность сотрудников архивного сектора, а администрация города Гатчины принимает решение о ликвидации архива и передаче документов в архивный отдел администрации Гатчинского муниципального района. В 2010 году районный и городской архивы объединились.

Все жаркое лето 2010 года сотрудники обоих архивов, районного и городского, провели за тяжелой работой по проверке наличия и передаче документов. Районная администрация взяла на себя ремонт одного из архивных помещений бывшего городского архива, а городская администрация приобрела перекатные стеллажи для отремонтированного архивного хранилища.

Сегодня архивный отдел администрации Гатчинского муниципального района – самый крупный из районных архивов области: на 1 января 2013 года по учетным документам в архиве числится 438 фондов, из них – 292 фонда по личному составу; 3 фонда личного происхождения и 2 коллекции: «Пушкинский праздник на Гатчинской земле» (документы переданы отделом культуры администрации Гатчинского муниципального района) и «Почетные граждане города Гатчины» (фонд образован на основе документов, переданных краеведом В.И. Николаевым). Всего в архиве 90529 единиц хранения, из них 67960 - по личному составу.

За год специалисты архива делают порядка 4000 справок.

Ежегодно в архив поступает около тысячи дел постоянного хранения от организаций-источников комплектования. Так, только за 2012 год в архивный отдел районной администрации поступило 5082 ед.хр. по личному составу, большая часть из которых принадлежала Гатчинскому ДСК, после череды реорганизаций прекратившего свое существование.

Сегодня в штате архива 7 человек: начальник отдела, 4 главных специалиста и 2 ведущих. Круг обязанностей работников архива достаточно широкий: прежде всего – это исполнение запросов граждан и организаций, но не менее важной стороной деятельности архивных работников является работа по ежегодному комплектованию архива и обеспечению сохранности документов, их скрупулезному учету. Кроме того, специалисты архивного отдела консультируют и оказывают методическую и практическую помощь не только ответственным за делопроизводство и архив учреждений, с которыми сотрудничают на постоянной основе, но и всем, кто заинтересован в обеспечении сохранности документов своих предприятий. В практику архивистов вошла и закрепилась как эффективная форма проведения выездных мини-семинаров по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности документов для специалистов различных учреждений Гатчины и района.

Все более разнообразными становятся и формы использования документов. Если раньше мы готовили выставки только в архиве, то с 2010 года стали практиковать и выездные выставки. Так, в год учителя в комитете образования была организована подготовленная совместными усилиями специалистов комитета и архивного отдела 3-х частная выставка: «Судьбы, опаленные войной» (к 65-летию Победы – по воспоминаниям и автобиографиям учителей города и района), «К 100-летию заслуженного учителя школ РСФСР А.Х Буша» и экспозиция документов о педагогическом образовании в дореволюционной России и в 20-30-е годы XX века.

Сегодня в планах архивного отдела прежде всего ремонт и оборудование оставшихся хранилищ и, по мере возможности, перепланировка приёмного помещения с целью оборудования читального зала и более удобного зала ожидания, а также благоустройство территории у входа в архив.

С приобретением мощного сканера появится возможность постепенно цифровать распорядительные документы и создавать электронный архив управленческой документации, что значительно ускорит исполнение запросов имущественного характера. В ближайшие год-два архивисты планируют завершить работу над справочниками-путеводителями по фондам постоянного хранения и по личному составу.

А еще очень бы хотелось, чтобы руководители гатчинских предприятий обращались в архив не тогда, когда подписаны ликвидационные документы и предприятию предписано сдать документы в архив, а когда организация только начинает свою деятельность и есть возможность грамотно и своевременно организовать упорядочение документов постоянного и длительного хранения и законно избавиться от документов, не имеющих какой-либо ценности и утративших свое практическое назначение, а также обеспечить надежное хранение документов своего предприятия.

Конечно, небольшим организациям из-за тесноты в офисах бывает сложно разместить с каждым годом увеличивающееся количество документов, но теперь в Санкт-Петербурге есть немало коммерческих архивов, которые осуществляют на договорной основе депозитарное хранение и использование документов. Возможно, и в Гатчине когда-нибудь будет такое архивное учреждение, которое предложит небольшим учреждениям свои услуги. Ну, а уж солидным, уважающим себя предприятиям, необходимо в своем штате иметь архивариуса и такую структурную единицу как архив.

И помните, дорогие гатчинцы, вы всегда можете рассчитывать на помощь сотрудников архива не только в вопросах, касающихся подтверждения по архивным данным каких-либо ваших прав, будь то имущественные права или права на пенсионное обеспечение, но и в вопросах обеспечения сохранности и использования ваших личных архивов или документов гатчинских предприятий.

Закончить цикл статей об истории гатчинского архива нам бы хотелось стихотворением поэта-корчагинца Леонида Ивановича Куликова, фонд которого есть в нашем архиве:

Годы мчатся торопливо,
Ветры времени шумят.
И спускается в архивы
Документов листопад.

Там живут приметы века,
Беды, радости, труды,
Письма, думы человека,
Краткой молнии следы.

Наша память вянет быстро,
Все течет – таков закон.
Но спасают архивисты
От забвения бег времен.

Документы молчаливы,
Но история сама
Начинается с архива,
Где века легли в тома.

Е.Н. СЕРОВА, главный специалист архивного отдела

Гатчинская правда, № 62 (20356) от 8 июня

Читайте также